一般情況下，智能檔案柜的每個文檔都是單獨存放的，無論是調用還是檢索數(shù)據(jù)，都不會牽涉到其它文件歸檔，而且該檔案柜檢索方法也非常簡單，用戶只要在檔案柜面板上的“檢索條件”一欄中輸入一個數(shù)據(jù)，或是一個文件標題，就可以搜索到所需的文檔。
使用智能檔案柜來管理文檔，需要滿足幾個條件：支持檔案柜文件系統(tǒng)的目錄結構必須符合邏輯，而且易于跟蹤，可提供有效的文檔檢索功能。另外，需要提醒用戶的是，在智能檔案柜可以存放數(shù)量過多的文檔。
當然，用戶也可以選用智能檔案柜的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(簡稱DBMS)來處理半自動的文件歸檔，盡管沒多大必要。DBMS比較適合于用來管理動態(tài)文檔，比如說包含了許多元數(shù)據(jù)的文檔。DBMS通過定義復雜的搜索條件，來定位和提取那些內容中包含了多種復雜格式和大量信息的文檔，檔案柜換代最終可以達到優(yōu)化管理的目的。